Документы считаются одним из видов активов компании. По закону почти все из них нужно хранить длительное время, а некоторые — даже бессрочно (в том числе даже в том случае, если компания уже закрылась).
Существует два типа хранения — текущее (оперативное) и архивное. К первому относятся все документы, необходимые для текущей работы компании. Ко второму — именно те, которые нужно сдавать в архив по закону.
В любых вопросах, связанных с хранением бумаг, нужно опираться на Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Всем ли нужен архив?
Да, по закону, ведение архива документов в организации — очень важный процесс, который должен быть организован в любой компании.
Важно понимать, что документы бывают разными — бухгалтерскими, связанными в личным составом организации, имущественными и т.д. К каждой категории предъявляют те или иные требования, связанные с хранения. Бумаги из каждой категории могут пригождаться регулярно, а могут использоваться лишь один раз в жизни (например, сотрудником при выходе на пенсию). Однако хранение в любом случае должно быть организовано грамотно.
Кто отвечает за архив?
Ответ достаточно прост — за наличие и работу архива на предприятии отвечает руководитель. Другой вопрос, что это вовсе не означает, что начальник должен лично сидеть и заниматься бумагами. Он может назначить ответственное лицо из числа своих сотрудников, нанять профильного специалиста или обратиться к компании-подрядчику.
Но в конечном счете, ответственность за архив в любом случае ложится на руководство.
Выбор подхода к созданию и ведению архива во многом зависит от размера компании и активности ее деятельности. Например, если вы — шеф небольшой компании с двумя сотрудниками и десятком клиентов, и если вы — руководитель крупного бизнеса с десятками тысяч сотрудников, множеством собственности и миллионами клиентов — ваши архивы будут абсолютно разными.
Где должен находиться архив?
Строгих требований к месту нахождения архива нет. Он может располагаться в вашей компании и быть одним из ее подразделений. Но в последние годы все больше людей прибегают к внеофисному хранению документов в профессиональных хранилищах. Это удобно, просто и экономит место. Минус такого подхода — за данную услугу приходится платить. Но если взвесить все плюсы (экономия на аренде и зарплате архивиста, экономия времени и сил, идеальная сохранность бумаг), преимущества данного подхода становятся очевидны.
Решение о переводе архива на внеофисное хранение также принимает руководитель, он же определяет, кто может иметь доступ к бумагам, пользоваться и распоряжаться ими.
