Огромную экономию времени создает так называемая система электронного документооборота, потому что будет происходить минимализация системы затрат на отправку корреспонденции, и максимальное повышение эффективности работы всех сотрудников. В документах всегда будет безупречный порядок и гарантия того, что человек не будет ничего терять. В каждом конкретном случае будет понятно, что вся важная и необходимая информация при СЭД будет доходить до получателей и при отправлении все будет хорошо.
Система создает конкретный электронный оборот, который позволяет лучшим образом управлять документацией. Это делается для того чтобы лучше выполнялась офисная деятельность, и проводилось документооборот в ходе рассмотрения самого дела. Человек может сам создавать и рассматривать все электронные документы, то есть эти документы будут выглядеть в виде текста, графики и музыкального и смешанного файла. Этот процесс будет подтверждать данное событие, обстоятельства и нужные явления. Это вполне объясняет то, что СЭД может быть полезен при юридических процедурах.
Кроме этого в СЭД можно самостоятельно запустить списки дел или все журналы для переписки, поэтому с юридической стороны они были зарезервированы для хранения в традиционной бумажной форме. В данной системе вы можете:
· Вести реестра, где есть входящая и исходящая информация;
· Рассматривать многие дела, где есть согласие на заполнение их в электронном виде;
· Сбор всех электронных документов, которые будут относиться к действующим делам, и которые нужны для документирования и хода обработки, а также регулирования этих дел;
· Выполнение заданий;
· В СЭД можно обмениваться документами, а также вопросами со всеми нужными людьми.
Подпись осуществляется также в электронном виде, как и есть сам документ. Есть отдельные положения, которые определяют типажи электронных подписей, и это будет требоваться для подписания данного письма. Кроме этого можно отправлять документы по электронной почте или по обычной почте, это также включает оправку массовой корреспонденции с некоторыми получателями. Вы можете создавать собственные взносы в дела на другие подразделения.
